ERP oder Excel für kleine Unternehmen?

Excel ist kein schlechtes Werkzeug – für eine Person, eine Tabelle, überschaubare Mengen. Die Probleme fangen an, sobald mehrere Leute gleichzeitig arbeiten oder dieselbe Information an mehreren Stellen gepflegt werden muss.

Typische Anzeichen, dass Excel nicht mehr reicht

• Kundendaten stehen in mehreren Dateien, die nicht immer übereinstimmen
• Eine Änderung muss von Hand an drei Stellen nachgetragen werden
• Niemand ist sich sicher, welche Version der Tabelle die aktuelle ist
• Auswertungen (Wie viele offene Rechnungen? Welche Termine diese Woche?) kosten mehr Zeit als sie sollten

Was ein einfaches ERP konkret ändert

Ein ERP für kleine Betriebe muss kein Konzernsystem sein. Es reicht, wenn Kunden, Termine, Aufträge und Rechnungen an einem Ort liegen, für alle im Team im selben Stand sichtbar sind, und Auswertungen auf einen Blick verfügbar sind statt mühsam zusammengesucht.

Der Umstieg ist der größte Aufwand

Die Sorge vor dem ERP-Umstieg ist oft größer als der Umstieg selbst. Bestehende Daten aus Excel lassen sich in aller Regel übernehmen, sodass der Wechsel nicht bei null beginnt.

Wann sich der Wechsel lohnt

Sobald mehr als eine Person mit denselben Kunden- oder Auftragsdaten arbeitet, oder sobald das "Suchen der richtigen Version" mehr Zeit kostet als die eigentliche Aufgabe, ist der Punkt erreicht, an dem sich ein ERP auszahlt – nicht erst, wenn der Betrieb doppelt so groß ist.

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